دانشگاه . تهران . Tehran .university

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (2)


مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای )(2) *

 

سازماندهی اسناد و مدارک

سازماندهی هر واحد بازرگانی - صنعتی ، یا به طور کلٌی بنگاه اقتصادی  ، صرفنظر از امور اداری - مالی ، در صورتی که فعالیت خارجی نیز داشته باشد ، به سه بخش اساسی تقسیم می شود ؛ بخش داخلی - بخش خارجی و بخشی مشترک بین این دو که بخش عمومی خوانده می شود ؛ و چون تقسیم فعالیت ها - ارتباطات و اطلاعات در یک واحد اداری بر حسب تقسیم کار و نهایتا" بنابر« سازمان » آن واحد است تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک نیزتابع سازمان یا در واقع تشکیلات اداری آن بنگاه است .

مطالعاتی متعدد نشان داده اند که تشکیلات واقعی سازمان ها و به خصوص شرکت ها بر سه اساس متفاوت ، یا ترکیبی از آنها است :

- تشکیلات برحسب سلیقه یا سلیقه ها ( که در ایران کنونی بسیار رایج است )

- تشکیلات بر حسب تجربه

- تشکیلات بر حسب علم سازماندهی ( که این خود نیز حاصل سلیقه و تجربه است ؛ منتهی تجربه ای عمومی در جهان و در طول تاریخ ) .

بنابر این « تجربه » بیش از هرچیز مورد نظر تقسیم کار ، سازماندهی و به تبع آن ، تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک است .

سند

تعریف

اسناد ، اوراق مکتوب ( نامه ها ، گزارش ها ، و.... دفاتر اداری ) ، اسناد منقوش ( نقشه ها ، نمودارها ، عکس ها ، فیلم ها ، و ... ) ، یا سایر مدارک ( نوار یا سی دی یا ... صدا ، تصویر و... ) است که دارای ارزش حقوقی ، قانونی و مالی باشند ، و بتوان با آنها اثبات حق کرد .

انواع اسناد

کلٌی ترین انواع اسناد عبارتند از :

 اسناد اداری

اسنادی هستند که به امور سازمان ، سیاست های کلٌی ، روش های فعالیت در دستگاه ، تشکیلات ، یا وظایف و تعهدات آن ارتباط دارند ؛ یعنی تقریبا" اسناد جاری

اسناد جاری

اسناد و مدارکی هستند که با توجه به احتیاجات و وظایف سازمان ، مفید و لازم بوده طبقه بندی و نگهداری می شوند .

پس از شناخت انواع کلٌی اسناد ، مسئله ارزشیابی آنان مطرح می شود .

ارزشیابی اسناد

کدام اسناد و مدارک لازم است نگهداری و طبقه بندی شوند و کدام یک اضافی و سر بار اند ؟

اصولا" اسناد مربوط به انجام وظایف بنگاه نگهداری و طبقه بندی می شوند و سایر اسناد ، هر ارزشی هم که داشته باشند ، بیفایده ، هزینه بر و بنابر این لایق نگهداری نیستند .

در اسناد مربوط نیز کیفیت و ارزش نگهداری آنها مورد توجه قرار گرفته در صورت کمبود محل نکهداری ، مورد اولویتبندی واقع می شوند .

معیار های ارزش یابی اسناد در این مختصر نمی گنجند و در کتاب ها و مقالاتی تخصصی آمده اند .

( ادامه دارد ) 

سازماندهی اسناد و مدارک ، اصل تجربه ، مسئله سلیقه ، انواع کلی اسناد ، اسناد اداری ، اسناد جاری ، ارزشیابی اسناد و مدارک

نظرات (0)
امکان ثبت نظر جدید برای این مطلب وجود ندارد.