X
تبلیغات
زولا

دانشگاه . تهران . Tehran .university

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (7) . طبقه بندی اسناد


مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (7)


طبقه بندی اسناد


به طور کلٌی طبقه بندی اسناد در هرسازمان اداری ، بنگاه اقتصادی ، شرکت بازرگانی و نظایر آنها در سه بخش اصلی صورت می گیرد :

- موضوع 

- زمان

- مکان

که در این میان موضوع اهمیتی بیشتر دارد .

تنظیم اسناد نیز قاعدتا" بر اساس استفاده از ماتریس هائی است که کمتر از کتابها و مقالات تخصصی تقلید و بیشتر بر اساس فعالیت ها و تجربیات  سازمان یا شرکت شکل نی گیرند ؛ در یک جدول مادر یا ماتریکس پایه قابل ترسیم اند ؛ و شماره گذاری یا به اصطلاح کد بندی محل ها ، تاریخ ها ، و به ویژه موضوعات بر اساس آنها صورت می گیرد .

ارزشیابی اسناد

صرفنظر از اسناد صادره که لازم است طبقه بندی و لااقل تا مدتی نگهداری شوند ، تخصص ، و تجربه مسؤولان طبقه بندی اسناد نشان می دهد که کدام اسناد وارده کاربری بعدی دارند ؛ و کدام بیفایده ، زائد و وبال سازمان هستند .

پس از اسناد اساسی که معمولا" در دفتر مدیر نگهداری می شوند و تنها با اجازه او ممکن است در اختیار دیگران هم قرار گیرند ؛ ابتدا به حذف « اسناد قابل امحاء » ، « اسناد بی ارزش » ، و « اسناد زائد » می پردازند تا ، صرفنظر از اسناد کم ارزش ، فرعی و راکد ، به بخش بندی سایر اسناد مبادرت نمایند . 

   

طبقه بندی اسناد ، طبقه بندی موضوعی ، طبقه بندی مکانی ، طبقه بندی زمانی ، ارزشیابی اسناد


نظرات (0)
امکان ثبت نظر جدید برای این مطلب وجود ندارد.