مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)
روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :
بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای )(2) *
سازماندهی اسناد و مدارک
سازماندهی هر واحد بازرگانی - صنعتی ، یا به طور کلٌی بنگاه اقتصادی ، صرفنظر از امور اداری - مالی ، در صورتی که فعالیت خارجی نیز داشته باشد ، به سه بخش اساسی تقسیم می شود ؛ بخش داخلی - بخش خارجی و بخشی مشترک بین این دو که بخش عمومی خوانده می شود ؛ و چون تقسیم فعالیت ها - ارتباطات و اطلاعات در یک واحد اداری بر حسب تقسیم کار و نهایتا" بنابر« سازمان » آن واحد است تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک نیزتابع سازمان یا در واقع تشکیلات اداری آن بنگاه است .
مطالعاتی متعدد نشان داده اند که تشکیلات واقعی سازمان ها و به خصوص شرکت ها بر سه اساس متفاوت ، یا ترکیبی از آنها است :
- تشکیلات برحسب سلیقه یا سلیقه ها ( که در ایران کنونی بسیار رایج است )
- تشکیلات بر حسب تجربه
- تشکیلات بر حسب علم سازماندهی ( که این خود نیز حاصل سلیقه و تجربه است ؛ منتهی تجربه ای عمومی در جهان و در طول تاریخ ) .
بنابر این « تجربه » بیش از هرچیز مورد نظر تقسیم کار ، سازماندهی و به تبع آن ، تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک است .
سند
تعریف
اسناد ، اوراق مکتوب ( نامه ها ، گزارش ها ، و.... دفاتر اداری ) ، اسناد منقوش ( نقشه ها ، نمودارها ، عکس ها ، فیلم ها ، و ... ) ، یا سایر مدارک ( نوار یا سی دی یا ... صدا ، تصویر و... ) است که دارای ارزش حقوقی ، قانونی و مالی باشند ، و بتوان با آنها اثبات حق کرد .
انواع اسناد
کلٌی ترین انواع اسناد عبارتند از :
اسناد اداری
اسنادی هستند که به امور سازمان ، سیاست های کلٌی ، روش های فعالیت در دستگاه ، تشکیلات ، یا وظایف و تعهدات آن ارتباط دارند ؛ یعنی تقریبا" اسناد جاری
اسناد جاری
اسناد و مدارکی هستند که با توجه به احتیاجات و وظایف سازمان ، مفید و لازم بوده طبقه بندی و نگهداری می شوند .
پس از شناخت انواع کلٌی اسناد ، مسئله ارزشیابی آنان مطرح می شود .
ارزشیابی اسناد
کدام اسناد و مدارک لازم است نگهداری و طبقه بندی شوند و کدام یک اضافی و سر بار اند ؟
اصولا" اسناد مربوط به انجام وظایف بنگاه نگهداری و طبقه بندی می شوند و سایر اسناد ، هر ارزشی هم که داشته باشند ، بیفایده ، هزینه بر و بنابر این لایق نگهداری نیستند .
در اسناد مربوط نیز کیفیت و ارزش نگهداری آنها مورد توجه قرار گرفته در صورت کمبود محل نکهداری ، مورد اولویتبندی واقع می شوند .
معیار های ارزش یابی اسناد در این مختصر نمی گنجند و در کتاب ها و مقالاتی تخصصی آمده اند .
( ادامه دارد )
سازماندهی اسناد و مدارک ، اصل تجربه ، مسئله سلیقه ، انواع کلی اسناد ، اسناد اداری ، اسناد جاری ، ارزشیابی اسناد و مدارک