مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)
روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :
بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای )(2) *
سازماندهی اسناد و مدارک
سازماندهی هر واحد بازرگانی - صنعتی ، یا به طور کلٌی بنگاه اقتصادی ، صرفنظر از امور اداری - مالی ، در صورتی که فعالیت خارجی نیز داشته باشد ، به سه بخش اساسی تقسیم می شود ؛ بخش داخلی - بخش خارجی و بخشی مشترک بین این دو که بخش عمومی خوانده می شود ؛ و چون تقسیم فعالیت ها - ارتباطات و اطلاعات در یک واحد اداری بر حسب تقسیم کار و نهایتا" بنابر« سازمان » آن واحد است تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک نیزتابع سازمان یا در واقع تشکیلات اداری آن بنگاه است .
مطالعاتی متعدد نشان داده اند که تشکیلات واقعی سازمان ها و به خصوص شرکت ها بر سه اساس متفاوت ، یا ترکیبی از آنها است :
- تشکیلات برحسب سلیقه یا سلیقه ها ( که در ایران کنونی بسیار رایج است )
- تشکیلات بر حسب تجربه
- تشکیلات بر حسب علم سازماندهی ( که این خود نیز حاصل سلیقه و تجربه است ؛ منتهی تجربه ای عمومی در جهان و در طول تاریخ ) .
بنابر این « تجربه » بیش از هرچیز مورد نظر تقسیم کار ، سازماندهی و به تبع آن ، تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک است .
سند
تعریف
اسناد ، اوراق مکتوب ( نامه ها ، گزارش ها ، و.... دفاتر اداری ) ، اسناد منقوش ( نقشه ها ، نمودارها ، عکس ها ، فیلم ها ، و ... ) ، یا سایر مدارک ( نوار یا سی دی یا ... صدا ، تصویر و... ) است که دارای ارزش حقوقی ، قانونی و مالی باشند ، و بتوان با آنها اثبات حق کرد .
انواع اسناد
کلٌی ترین انواع اسناد عبارتند از :
اسناد اداری
اسنادی هستند که به امور سازمان ، سیاست های کلٌی ، روش های فعالیت در دستگاه ، تشکیلات ، یا وظایف و تعهدات آن ارتباط دارند ؛ یعنی تقریبا" اسناد جاری
اسناد جاری
اسناد و مدارکی هستند که با توجه به احتیاجات و وظایف سازمان ، مفید و لازم بوده طبقه بندی و نگهداری می شوند .
پس از شناخت انواع کلٌی اسناد ، مسئله ارزشیابی آنان مطرح می شود .
ارزشیابی اسناد
کدام اسناد و مدارک لازم است نگهداری و طبقه بندی شوند و کدام یک اضافی و سر بار اند ؟
اصولا" اسناد مربوط به انجام وظایف بنگاه نگهداری و طبقه بندی می شوند و سایر اسناد ، هر ارزشی هم که داشته باشند ، بیفایده ، هزینه بر و بنابر این لایق نگهداری نیستند .
در اسناد مربوط نیز کیفیت و ارزش نگهداری آنها مورد توجه قرار گرفته در صورت کمبود محل نکهداری ، مورد اولویتبندی واقع می شوند .
معیار های ارزش یابی اسناد در این مختصر نمی گنجند و در کتاب ها و مقالاتی تخصصی آمده اند .
( ادامه دارد )
سازماندهی اسناد و مدارک ، اصل تجربه ، مسئله سلیقه ، انواع کلی اسناد ، اسناد اداری ، اسناد جاری ، ارزشیابی اسناد و مدارک
مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)
روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :
بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) *
مقدمه :
مدیریت چیست ؟
علم و هنر فعالیت های گروهی سازمان یافته ( در مطالعه - برنامه ریزی - سازماندهی - ارتباطات - گزینش و استخدام - بکار اندازی یا هدایت و رهبری - همآهنگی - انگیزش - و... نهایتا" تصمیمگیری ) ؛ و استفاده از منابع لازم برای دستیابی به اهداف مطلوب جمعی .
بخش بازرگانی
مدیریت بازرگانی
مدیریت بازرگانی ، که در واقع مدیریت بنگاه های اقتصادی است ، در پی کسب حداکثر سود است .
مدیریت صنعتی
کسب حدٌ اکثر سود برای بازرگانان ( شامل صنعتگران ) از زمان انقلاب صنعتی ، به ویژه از اواخر قرن نوزدهم متضمن حتی الامکان تولید توسط خود بازرگانان ، یا عملا" رؤسای بنگاه های بازرگانی ، ( شرکت های اقتصادی ) گشته است . در واقع :
- تبدیل کالاهای مورد معامله به محصول ( کالای ساخته ) شده
- برای سود هرچه بیشتر
- با هزینه ای حتی الامکان کمتر .
یعنی :
- استفاده بهینه ( بهره وری ) از نیروی کار
- صرف هزینه ( مواد اولیٌه - انرژی - و... ) کمتر
- و...
علم مدیریت ( تیلوریسم ، فایولیسم ، و... ) از اینجا شروع شده است .
تیلوریسم از نام فدریک وینسلو تیلور می آید که وی را بنیانگذار علم مدیریت ، به ویژه برنامه ریزی و سازماندهی ، دانسته اند .
مثالی از تیلوریسم :
مدیریت صنعتی جزئی از مدیریت بازرگانی است .
مدیریت تولید ( تصمیم گیری برای اینکه چه کارهائی برای رسیدن به اهداف تولیدی ، کالاهای ساخته شده ، خدمات ... انجام گیرد ) ، فقط جزئی از مدیریت صنعتی است که شامل وظایف غیر تولیدی نیز می شود . مدیریت تولید همیشه و در همه حال در پی افزایش میزان تولیدات خود نیست .
مثالی از مدیریت صنعتی بر علیه تولید :
یک شرکت انحصاری کالای کمتری تولید می کند تا با استفاده از عامل کمیابی ، آن را گرانتر بفروشد .
با این وجود ، تولید انبوه ، و هرچه بیشتر ، سبب رونق بازرگانی خارجی و سود بیشتر از این راه می گردد . از اینجاست که عامل بازرگانی خارجی نیز وارد مدیریت بازرگانی شده غالب بنگاه های بزرگ اقتصادی از دو بخش مجزٌا و در عین حال مکمٌل یکدیگر تشکیل می شوند :
- بازرگانی داخلی
- بازرگانی خارجی ( به منظور صدور و فروش مازاد تولید مورد نیاز بازار داخلی در بازار یا بازارهای خارجی ) .
( ادامه دارد )
* نویسنده ی خلاصه درس حاضر ، که در شرکت های بزرگ دولتی تدریس شده است ، خود علاوه بر عضویت در هیئت علمی دانشگاهها ، « استاد پژوهش » وزارت بازرگانی بوده است .
مدیریت بنگاه اقتصادی ، مدیریت یازرگانی ، مدیریت صنعتی ، بایگانی ( آرشیو ) ، روشهای تنظیم اسناد و مدارک ، بازرگانی داخلی ، بازرگانی خارجی .