روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (7) . طبقه بندی اسناد

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (7)

طبقه بندی اسناد

به طور کلٌی طبقه بندی اسناد در هرسازمان اداری ، بنگاه اقتصادی ، شرکت بازرگانی و نظایر آنها در سه بخش اصلی صورت می گیرد :

- موضوع 

- زمان

- مکان

که در این میان موضوع اهمیتی بیشتر دارد .

تنظیم اسناد نیز قاعدتا" بر اساس استفاده از ماتریس هائی است که کمتر از کتابها و مقالات تخصصی تقلید و بیشتر بر اساس فعالیت ها و تجربیات  سازمان یا شرکت شکل نی گیرند ؛ در یک جدول مادر یا ماتریکس پایه قابل ترسیم اند ؛ و شماره گذاری یا به اصطلاح کد بندی محل ها ، تاریخ ها ، و به ویژه موضوعات بر اساس آنها صورت می گیرد .

ارزشیابی اسناد

صرفنظر از اسناد صادره که لازم است طبقه بندی و لااقل تا مدتی نگهداری شوند ، تخصص ، و تجربه مسؤولان طبقه بندی اسناد نشان می دهد که کدام اسناد وارده کاربری بعدی دارند ؛ و کدام بیفایده ، زائد و وبال سازمان هستند .

پس از اسناد اساسی که معمولا" در دفتر مدیر نگهداری می شوند و تنها با اجازه او ممکن است در اختیار دیگران هم قرار گیرند ؛ ابتدا به حذف « اسناد قابل امحاء » ، « اسناد بی ارزش » ، و « اسناد زائد » می پردازند تا ، صرفنظر از اسناد کم ارزش ، فرعی و راکد ، به بخش بندی سایر اسناد مبادرت نمایند . 

طبقه بندی اسناد ، طبقه بندی موضوعی ، طبقه بندی مکانی ، طبقه بندی زمانی ، ارزشیابی اسناد

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (6) . اسناد اساسی (3) اسناد مهم ( Serious Records )

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (6)

اسناد اساسی (3) اسناد مهم

( Serious Records )

اسناد مهم اسنادی هستند که با سیاست کلٌی ، روشها و تشکیلات هر سازمان سرو کار دارند ؛ از جمله :

یک - اسناد حقوقی مانند :

- حق موقعیت ( سر قفلی ، حق سکنی ، و... )

- مجوزهای تولید و...

اسناد ثبت شرکت

- حقوق استفاده از یک علامت تجارتی خاص

دو - اساسنامه

سه - آئین نامه ها

چهار - برنامه ها

پنج - دستورات ، راهنمائی ها ، تذکرات و اخطار هائی که مستقیما" از سوی بالاترین مقام سازمان ( مدیر عامل - مدیر کل یا ... ) صادر می شوند .

شش - ارزیابی های عملکرد

هفت - تجدید نظرها

طبیعتا" اینگونه اسناد غالبا" در دفتر مدیر توسط مسؤولان دفاتر ، تنظیم و طبقه بندی شده در یک سیستم اطلاعاتی پیشرفته ای که وی بنیانگذاری می کند با گزارش عملکرد ها ، شرح مسائل و مشکلات ، پیشنهادات و... که از سوی اعضاء به دفتر مدیر می رسند تکمیل می گردند .

اسناد اساسی ، اسناد مهم ، اسناد حقوقی ، سرقفلی ، مجوز تولید ، اسناد ثبت شرکت ، علائم تجاری ، اساسنامه ، آئین نامه ها ، دستورات ، ارزیابی ای عملکرد ، تجدید نظرها 

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک . اسناد اساسی (2) بخشبندی اسناد

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (5)

اسناد اساسی (2) بخشبندی اسناد

اسناد را از دیدگاههای حفاظتی معمولا" به پنج بخش اصلی تقسیم و طبقه بندی می کنند :

طبقه بندی اسناد در هر سازمان بنا به واهداف و وظایف آن سازمان و به وسعت و اهمٌیت ، تفصیل و پیچیدگی امور آن سازمان است که ممکن است در بخش عمومی به ده ها طبقه برسد ؛ یا بنا به محرمانه بودن امور سازمان مربوط از دهها طبقه تجاوز کند . امٌا عموما" و به طور کلٌی به پنج طبقه تقسیم شده است :

یک - اسناد عادی

دو - اسناد محرمانه

که باز خود تقسیم می شوند به :

* اسناد محرمانه مستقیم 

* اسناد محرمانه غیر مستقیم  

سه - اسناد خیلی محرمانه

که باز خود تقسیم می شوند به :

- اسناد خیلی محرمانه مستقیم

- اسناد خیلی محرمانه غیر مستقیم

چهار - اسناد سرٌی

پنج - اسناد به کلٌی سرٌی 

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (4)

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (4)

اسناد اساسی (1) : دفاتر : دفتر روزنامه

مجموعا" این اسناد را می توان به سه مقوله اساسی تقسیم کرد : دفاتر - طبقه بندی اسناد - اسناد مهم .

1 - دفاتر :

الف : دفتر روزنامه

« دفتر روزنامه » یا « دفتر روزنامه عمومی » دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی ، هر روز به تاریخ همان روز ، و به ترتیب ساعت وقوع ، در آن ثبت می شوند و دفتر قانونی بنگاه محسوب می شود .

بر اساس ماده ۷ قانون تجارت ایران، «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید » .

این دفتر با فرم لازم توسط بگاه های انتشاراتی چاپ و منتشر شده به بنگاه ها عرضه می گردد شامل ستون های : شماره ردیف - شماره سند - تاریخ ( به ماه و روز ) - شرح معامله - عطف به شماره - بدهکار - بستانکار . ذیل هرصفحه جمع مبلغ معاملات آن صفحه و جمع مبلف معاملات تا آخر آن صفحه می آید تا کار حسابداری و حسابرسی را آسان نماید .

*

دفتر روزنامه ، رسمی و قانونی است ، ملاک پرداخت مالیات ، دریافت یارانه ها و سایر خدمات و کمک های دولتی ، یازرسی در زمان ورشکستگی احتمالی ، و... به همین جهت نباید با مداد نوشته شود ، نباید مخدوش باشد ، و...

با این وجود برخی از شرکت های کشورهای عقب مانده جهان به منظور عدم پرداخت مالیاتِ حقٌه به دولت ؛ پولشوئی و سایر خلاف های بازرگانی دارای یک دفتر روزنامه حقیقی و یک یا چند دفتر روزنامه ساختگی می باشند .

دفاتر بنگاه اقتصادی ( شرکت ) ، ، دفتر روزنامه ، دفتر روزنامه عمومی ،دفتر رسمی تجاری ، فرار مالیاتی ، پولشوئی ، بازرسی شرکت ها .

ب : دفتر کل

دفتر کل دفتری است که محتویات دفتر روزنامه را به صورت گروه بندی شده از فعالیت های بنگاه در خود جای می دهد ؛ و بنابر این هرگرده در صفحاتی جداگانه که بخشی مستقل را تشکیل می دهند می آید .

 - مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....) روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (3)

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (3)

طبقه بندی موضوعی اسناد بازرگانی

در ارزشیابی اسناد و مدارک برای تهیه و تدارک ( حتی گاه به صورت سفارش و خرید ) ، موضوعات مربوط و انواع آنها مورد توجه قرار می گیرند که مجموعا" « چهار چوب قلمرو اسنادی سازمان اداری بنگاه اقتصادی » را تشکیل می دهند .

مثلا" نخستین  بخش ها ی طبقه بندی موضوعی اسناد و مدارک در مدیریت بازرگانی به « خرده فروشی - عمده فروشی » و « صادرات - واردات » مربوط می شود .

عمده فروشی و خرده فروشی

الف - خرده فروشی

یک - مواد خوراکی

یکم - کالاهای یادوام

دوم - کالاهای کم دوام

سوم - کالاهای بی دوام :

1 - حیاتی ( مثل آب - نان - و... )

2 - اساسی ( مسکن و... )

3 - ثانویه ( مثلا" قند - چای  )

4 - تجمٌلی ( مثل لوستر - اشیاء تزئینی اطاق پذیرائی و... )

5 - تفننی ( مثل اسباب بازی بچٌه ها )

6 - ....

امروز خدمات نیز موضوعی مهم از بازرگانی را تشکیل می دهند .

باید توجه داشت که در عمل هیچ گونه طبقه بندی موضوعی مسلٌمی در این باره وجود ندارد و اینگونه طبقه بندی ها برحسب عصر و زمان - مکان و محل جغرافیائی - موضوع فعالیت بنگاه - نظرات و تصمیمات مدیران بنگاه - و... تعیین می شوند .

ب - عمده فروشی

یک - کالاهای مصرفی ( مثل خوراک - پوشاک )

دو - کالاهای واسطه ئی ( مثل بنزین )

سه - کالاهای سرمایه ای ( مثل چرخ خیاطی )

یکم - اختصاصی

دوم - عمومی

صادرات و واردات

الف - صادرات

یک - اختصاصی

یکم - مستقیم

دوم - غیر مستقیم ( با واسطه )

1- واسطه داخلی ( عمده فروشی صادراتی )

2 - واسطه داخلی ( عمده فروشی در خارج از کشور )

3 - نمایندگی ( اعطای نمایندگی فروش )

-...

ب - واردات

یک - اختصاصی

دو - عمومی

پ - ترانزیت

یک - اختصاصی

دو - عمومی

و....

در این مورد و سایر موارد نیز طبقه بندئی مقبول عموم مجامع علمی و به اصطلاح علمی در « مدیریت بازرگانی » وجود ندارد و هر بنگاهی میتواند و در عمل لازم است که طبقه بندی خاص خود را داشته باشد .

(ادامه دارد )

طیقه بندی اسناد بازرگانی ، عمده فروشی و خرده فروشی ، کالاهای حیاتی ، کالاهای اساسی ، کالاهای ثانویه ، کالاهای تجملی ، کالاهای تفننی ، کالاهای مصرفی ، کالاهای سرمایه ای ، خدمات ، صادرات و واردات ، ترانزیت