روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک . اسناد اساسی (2) بخشبندی اسناد

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (5)

اسناد اساسی (2) بخشبندی اسناد

اسناد را از دیدگاههای حفاظتی معمولا" به پنج بخش اصلی تقسیم و طبقه بندی می کنند :

طبقه بندی اسناد در هر سازمان بنا به واهداف و وظایف آن سازمان و به وسعت و اهمٌیت ، تفصیل و پیچیدگی امور آن سازمان است که ممکن است در بخش عمومی به ده ها طبقه برسد ؛ یا بنا به محرمانه بودن امور سازمان مربوط از دهها طبقه تجاوز کند . امٌا عموما" و به طور کلٌی به پنج طبقه تقسیم شده است :

یک - اسناد عادی

دو - اسناد محرمانه

که باز خود تقسیم می شوند به :

* اسناد محرمانه مستقیم 

* اسناد محرمانه غیر مستقیم  

سه - اسناد خیلی محرمانه

که باز خود تقسیم می شوند به :

- اسناد خیلی محرمانه مستقیم

- اسناد خیلی محرمانه غیر مستقیم

چهار - اسناد سرٌی

پنج - اسناد به کلٌی سرٌی 

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (4)

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (4)

اسناد اساسی (1) : دفاتر : دفتر روزنامه

مجموعا" این اسناد را می توان به سه مقوله اساسی تقسیم کرد : دفاتر - طبقه بندی اسناد - اسناد مهم .

1 - دفاتر :

الف : دفتر روزنامه

« دفتر روزنامه » یا « دفتر روزنامه عمومی » دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی ، هر روز به تاریخ همان روز ، و به ترتیب ساعت وقوع ، در آن ثبت می شوند و دفتر قانونی بنگاه محسوب می شود .

بر اساس ماده ۷ قانون تجارت ایران، «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید » .

این دفتر با فرم لازم توسط بگاه های انتشاراتی چاپ و منتشر شده به بنگاه ها عرضه می گردد شامل ستون های : شماره ردیف - شماره سند - تاریخ ( به ماه و روز ) - شرح معامله - عطف به شماره - بدهکار - بستانکار . ذیل هرصفحه جمع مبلغ معاملات آن صفحه و جمع مبلف معاملات تا آخر آن صفحه می آید تا کار حسابداری و حسابرسی را آسان نماید .

*

دفتر روزنامه ، رسمی و قانونی است ، ملاک پرداخت مالیات ، دریافت یارانه ها و سایر خدمات و کمک های دولتی ، یازرسی در زمان ورشکستگی احتمالی ، و... به همین جهت نباید با مداد نوشته شود ، نباید مخدوش باشد ، و...

با این وجود برخی از شرکت های کشورهای عقب مانده جهان به منظور عدم پرداخت مالیاتِ حقٌه به دولت ؛ پولشوئی و سایر خلاف های بازرگانی دارای یک دفتر روزنامه حقیقی و یک یا چند دفتر روزنامه ساختگی می باشند .

دفاتر بنگاه اقتصادی ( شرکت ) ، ، دفتر روزنامه ، دفتر روزنامه عمومی ،دفتر رسمی تجاری ، فرار مالیاتی ، پولشوئی ، بازرسی شرکت ها .

ب : دفتر کل

دفتر کل دفتری است که محتویات دفتر روزنامه را به صورت گروه بندی شده از فعالیت های بنگاه در خود جای می دهد ؛ و بنابر این هرگرده در صفحاتی جداگانه که بخشی مستقل را تشکیل می دهند می آید .

 - مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....) روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (3)

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (3)

طبقه بندی موضوعی اسناد بازرگانی

در ارزشیابی اسناد و مدارک برای تهیه و تدارک ( حتی گاه به صورت سفارش و خرید ) ، موضوعات مربوط و انواع آنها مورد توجه قرار می گیرند که مجموعا" « چهار چوب قلمرو اسنادی سازمان اداری بنگاه اقتصادی » را تشکیل می دهند .

مثلا" نخستین  بخش ها ی طبقه بندی موضوعی اسناد و مدارک در مدیریت بازرگانی به « خرده فروشی - عمده فروشی » و « صادرات - واردات » مربوط می شود .

عمده فروشی و خرده فروشی

الف - خرده فروشی

یک - مواد خوراکی

یکم - کالاهای یادوام

دوم - کالاهای کم دوام

سوم - کالاهای بی دوام :

1 - حیاتی ( مثل آب - نان - و... )

2 - اساسی ( مسکن و... )

3 - ثانویه ( مثلا" قند - چای  )

4 - تجمٌلی ( مثل لوستر - اشیاء تزئینی اطاق پذیرائی و... )

5 - تفننی ( مثل اسباب بازی بچٌه ها )

6 - ....

امروز خدمات نیز موضوعی مهم از بازرگانی را تشکیل می دهند .

باید توجه داشت که در عمل هیچ گونه طبقه بندی موضوعی مسلٌمی در این باره وجود ندارد و اینگونه طبقه بندی ها برحسب عصر و زمان - مکان و محل جغرافیائی - موضوع فعالیت بنگاه - نظرات و تصمیمات مدیران بنگاه - و... تعیین می شوند .

ب - عمده فروشی

یک - کالاهای مصرفی ( مثل خوراک - پوشاک )

دو - کالاهای واسطه ئی ( مثل بنزین )

سه - کالاهای سرمایه ای ( مثل چرخ خیاطی )

یکم - اختصاصی

دوم - عمومی

صادرات و واردات

الف - صادرات

یک - اختصاصی

یکم - مستقیم

دوم - غیر مستقیم ( با واسطه )

1- واسطه داخلی ( عمده فروشی صادراتی )

2 - واسطه داخلی ( عمده فروشی در خارج از کشور )

3 - نمایندگی ( اعطای نمایندگی فروش )

-...

ب - واردات

یک - اختصاصی

دو - عمومی

پ - ترانزیت

یک - اختصاصی

دو - عمومی

و....

در این مورد و سایر موارد نیز طبقه بندئی مقبول عموم مجامع علمی و به اصطلاح علمی در « مدیریت بازرگانی » وجود ندارد و هر بنگاهی میتواند و در عمل لازم است که طبقه بندی خاص خود را داشته باشد .

(ادامه دارد )

طیقه بندی اسناد بازرگانی ، عمده فروشی و خرده فروشی ، کالاهای حیاتی ، کالاهای اساسی ، کالاهای ثانویه ، کالاهای تجملی ، کالاهای تفننی ، کالاهای مصرفی ، کالاهای سرمایه ای ، خدمات ، صادرات و واردات ، ترانزیت 

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (2)

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای )(2) *

سازماندهی اسناد و مدارک

سازماندهی هر واحد بازرگانی - صنعتی ، یا به طور کلٌی بنگاه اقتصادی  ، صرفنظر از امور اداری - مالی ، در صورتی که فعالیت خارجی نیز داشته باشد ، به سه بخش اساسی تقسیم می شود ؛ بخش داخلی - بخش خارجی و بخشی مشترک بین این دو که بخش عمومی خوانده می شود ؛ و چون تقسیم فعالیت ها - ارتباطات و اطلاعات در یک واحد اداری بر حسب تقسیم کار و نهایتا" بنابر« سازمان » آن واحد است تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک نیزتابع سازمان یا در واقع تشکیلات اداری آن بنگاه است .

مطالعاتی متعدد نشان داده اند که تشکیلات واقعی سازمان ها و به خصوص شرکت ها بر سه اساس متفاوت ، یا ترکیبی از آنها است :

- تشکیلات برحسب سلیقه یا سلیقه ها ( که در ایران کنونی بسیار رایج است )

- تشکیلات بر حسب تجربه

- تشکیلات بر حسب علم سازماندهی ( که این خود نیز حاصل سلیقه و تجربه است ؛ منتهی تجربه ای عمومی در جهان و در طول تاریخ ) .

بنابر این « تجربه » بیش از هرچیز مورد نظر تقسیم کار ، سازماندهی و به تبع آن ، تنظیم و طبقه بندی اسناد و مدارک است .

سند

تعریف

اسناد ، اوراق مکتوب ( نامه ها ، گزارش ها ، و.... دفاتر اداری ) ، اسناد منقوش ( نقشه ها ، نمودارها ، عکس ها ، فیلم ها ، و ... ) ، یا سایر مدارک ( نوار یا سی دی یا ... صدا ، تصویر و... ) است که دارای ارزش حقوقی ، قانونی و مالی باشند ، و بتوان با آنها اثبات حق کرد .

انواع اسناد

کلٌی ترین انواع اسناد عبارتند از :

 اسناد اداری

اسنادی هستند که به امور سازمان ، سیاست های کلٌی ، روش های فعالیت در دستگاه ، تشکیلات ، یا وظایف و تعهدات آن ارتباط دارند ؛ یعنی تقریبا" اسناد جاری

اسناد جاری

اسناد و مدارکی هستند که با توجه به احتیاجات و وظایف سازمان ، مفید و لازم بوده طبقه بندی و نگهداری می شوند .

پس از شناخت انواع کلٌی اسناد ، مسئله ارزشیابی آنان مطرح می شود .

ارزشیابی اسناد

کدام اسناد و مدارک لازم است نگهداری و طبقه بندی شوند و کدام یک اضافی و سر بار اند ؟

اصولا" اسناد مربوط به انجام وظایف بنگاه نگهداری و طبقه بندی می شوند و سایر اسناد ، هر ارزشی هم که داشته باشند ، بیفایده ، هزینه بر و بنابر این لایق نگهداری نیستند .

در اسناد مربوط نیز کیفیت و ارزش نگهداری آنها مورد توجه قرار گرفته در صورت کمبود محل نکهداری ، مورد اولویتبندی واقع می شوند .

معیار های ارزش یابی اسناد در این مختصر نمی گنجند و در کتاب ها و مقالاتی تخصصی آمده اند .

( ادامه دارد ) 

سازماندهی اسناد و مدارک ، اصل تجربه ، مسئله سلیقه ، انواع کلی اسناد ، اسناد اداری ، اسناد جاری ، ارزشیابی اسناد و مدارک

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) *

مقدمه :

مدیریت چیست ؟

علم و هنر فعالیت های گروهی سازمان یافته ( در مطالعه - برنامه ریزی - سازماندهی - ارتباطات - گزینش و استخدام - بکار اندازی یا هدایت و رهبری - همآهنگی - انگیزش - و... نهایتا" تصمیمگیری ) ؛ و استفاده از منابع لازم برای دستیابی به اهداف مطلوب جمعی .

بخش بازرگانی

مدیریت بازرگانی

مدیریت بازرگانی ، که در واقع مدیریت بنگاه های اقتصادی است ، در پی کسب حداکثر سود است .

مدیریت صنعتی

کسب حدٌ اکثر سود برای بازرگانان  ( شامل صنعتگران ) از زمان انقلاب صنعتی ، به ویژه از اواخر قرن نوزدهم متضمن حتی الامکان تولید توسط خود بازرگانان ، یا عملا" رؤسای بنگاه های بازرگانی ، ( شرکت های اقتصادی ) گشته است . در واقع :

- تبدیل کالاهای مورد معامله به محصول ( کالای ساخته ) شده

- برای سود هرچه بیشتر

- با هزینه ای حتی الامکان کمتر .

یعنی :

- استفاده بهینه ( بهره وری ) از نیروی کار

- صرف هزینه ( مواد اولیٌه - انرژی - و... ) کمتر

- و...

علم مدیریت ( تیلوریسم ، فایولیسم ، و... ) از اینجا شروع شده است .

تیلوریسم از نام فدریک وینسلو تیلور  می آید که وی را بنیانگذار علم مدیریت ، به ویژه برنامه ریزی و سازماندهی ، دانسته اند .

مثالی از تیلوریسم :

مدیریت صنعتی جزئی از مدیریت بازرگانی است .

مدیریت تولید ( تصمیم گیری برای اینکه چه کارهائی برای رسیدن به اهداف تولیدی ، کالاهای ساخته شده ، خدمات ... انجام گیرد ) ، فقط جزئی از مدیریت صنعتی است که شامل وظایف غیر تولیدی نیز می شود . مدیریت تولید همیشه و در همه حال در پی افزایش میزان تولیدات خود نیست .

مثالی از مدیریت صنعتی بر علیه تولید :

یک شرکت انحصاری کالای کمتری تولید می کند تا با استفاده از عامل کمیابی ، آن را گرانتر بفروشد .

با این وجود ، تولید انبوه ، و هرچه بیشتر ، سبب رونق بازرگانی خارجی و سود بیشتر از این راه می گردد . از اینجاست که عامل بازرگانی خارجی نیز وارد مدیریت بازرگانی شده غالب بنگاه های بزرگ اقتصادی از دو بخش مجزٌا و در عین حال مکمٌل یکدیگر تشکیل می شوند :

- بازرگانی داخلی

- بازرگانی خارجی ( به منظور صدور و فروش مازاد تولید مورد نیاز بازار داخلی در بازار یا بازارهای خارجی ) .

( ادامه دارد )

* نویسنده ی خلاصه درس حاضر ، که در شرکت های بزرگ دولتی تدریس شده است ، خود علاوه بر عضویت در هیئت علمی دانشگاهها ، « استاد پژوهش » وزارت بازرگانی بوده است .

مدیریت بنگاه اقتصادی ، مدیریت یازرگانی ، مدیریت صنعتی ، بایگانی ( آرشیو ) ، روشهای تنظیم اسناد و مدارک ، بازرگانی داخلی ، بازرگانی خارجی .