روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (10) . تقسیمبندی کارکردی اسناد - 3

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (10) . تقسیمبندی کارکردی اسناد - 3

مدیریت بنگاه ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (10)

4 – اسناد بخش بازرگانی

-      واردات

-      صادرات

-      1

-      خرید

-      * مواد اولیه

-      * مواد اولیه منشاء معدنی

-      * مواد اولیه منشاء کشاورزی

-      * مواد کمکی

-      *انرژی

-      * کالاهای واسطه ای ( نیمه ساخته ) ؛ مثلا" چرم در کفاشی

-      کالاعای مصرفی

فروش –

·        بازاریابی

·        * بررسی بازار

·        * برنامه ریزی بازار

·        * تبلیغات و توسعه فروش

·        * خدمات عرضه کالا( بسته بندی ، ... )

فروش کالای الف

فروش کالای ب

فروش کالای پ

.

.

در ناحیه ی الف

در ناحیه ب .

.

.

درسال 1393

درسال 1394

در سال 1395

.

.

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (9) . تقسیمبندی کارکردی اسناد - 2

مدیریت بنگاه ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (9)

2 - اسناد بخش فنٌی ( مهندسی )

-      تشکیلات مهندسی

-      طرٌاحی اولیٌه

-      مهندسی برق

-      مهندسی مکانیک

-      مهندسی هیذرولیک

-      بسته بندی

-      کنترل کیفیت

3 – اسناد بخش تولید

الف – کارخانه شماره یک

ب – کارخانه شماره دو

پ – کارخانه شماره سه

1 – بخش برنامه ریزی تولید ِ کارخانه شمارهِ ...

یکم – گروه برنامه ریزی

دوم – گروه مهندسی روشها

سوم - کارسنجی (بررسی کار )

چهارم - کنترل

2 – بخش مهندسی صنعتی

3 - بخش مهندسی تولید

4 – بخش خرید

یکم - گروه تدارکات

دوم - گروه کنترل موجودی

سوم – گروه حسابداری

5 – بخش تامین ابزار

6 - بخش تولید عمومی

7 – و ....

اول – گروه بازرسی

دوم – گروه نگهداری

و...

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (8) . تقسیمبندی کارکردی اسناد

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی  ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (8)

تقسیمبندی اسناد بنا به کارکرد

اسناد را بنا به کاربرد آنان به چهار گروه اساسی تقسیم می کنند :

1 – اسناد اداری – مالی

2 – اسناد فنٌی – تخصصی

3 – اسناد بخش تولیدی

4 – اسناد بازرگانی

1 – 1 – اسناد بخش اداری - مالی

امور اداری ، یا امور کارکنان ، معمولا" و بنا به قاعده ای منطقی ، فقط به صورت یک اداره مستقیما" زیر نظر مدیر کل یا مدیر عامل فعالیت می کند ؛ و در هرحال زیر بخش ها ، و بنابر این اسناد آن ، به طریقی که تقریبا" در همه جا متداول شده است طبقه بندی شده اند .

امٌا امور مالی که گاه تو ام با امور کارکنان و گاه به تنهائی یکی از معاونت های سازمان را تشکیل می دهد دارای اسناد طبقه بندیی است که آن نیز تقریبا" در همه جا یکسان ؛ و گاه به صورت زیر است :

-      اسناد برنامه ریزی مالی

-      - اسناد بودجه بندی

-      - سندهای حسابداری عمومی

-      - سندهای حسابداری به قیمت تمام شده

-      - آمار و پردازش داده ها

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (7) . طبقه بندی اسناد

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (7)

طبقه بندی اسناد

به طور کلٌی طبقه بندی اسناد در هرسازمان اداری ، بنگاه اقتصادی ، شرکت بازرگانی و نظایر آنها در سه بخش اصلی صورت می گیرد :

- موضوع 

- زمان

- مکان

که در این میان موضوع اهمیتی بیشتر دارد .

تنظیم اسناد نیز قاعدتا" بر اساس استفاده از ماتریس هائی است که کمتر از کتابها و مقالات تخصصی تقلید و بیشتر بر اساس فعالیت ها و تجربیات  سازمان یا شرکت شکل نی گیرند ؛ در یک جدول مادر یا ماتریکس پایه قابل ترسیم اند ؛ و شماره گذاری یا به اصطلاح کد بندی محل ها ، تاریخ ها ، و به ویژه موضوعات بر اساس آنها صورت می گیرد .

ارزشیابی اسناد

صرفنظر از اسناد صادره که لازم است طبقه بندی و لااقل تا مدتی نگهداری شوند ، تخصص ، و تجربه مسؤولان طبقه بندی اسناد نشان می دهد که کدام اسناد وارده کاربری بعدی دارند ؛ و کدام بیفایده ، زائد و وبال سازمان هستند .

پس از اسناد اساسی که معمولا" در دفتر مدیر نگهداری می شوند و تنها با اجازه او ممکن است در اختیار دیگران هم قرار گیرند ؛ ابتدا به حذف « اسناد قابل امحاء » ، « اسناد بی ارزش » ، و « اسناد زائد » می پردازند تا ، صرفنظر از اسناد کم ارزش ، فرعی و راکد ، به بخش بندی سایر اسناد مبادرت نمایند . 

طبقه بندی اسناد ، طبقه بندی موضوعی ، طبقه بندی مکانی ، طبقه بندی زمانی ، ارزشیابی اسناد

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک (6) . اسناد اساسی (3) اسناد مهم ( Serious Records )

مدیریت بنگاه ها ( شر کت ) های اقتصادی ( بازرگانی - صنعتی - و....)

روشهای طبقه بندی و تنظیم اسناد و مدارک :

بایگانی ( آرشیو ) - واقعی - مجازی ( رایانه ای ) (6)

اسناد اساسی (3) اسناد مهم

( Serious Records )

اسناد مهم اسنادی هستند که با سیاست کلٌی ، روشها و تشکیلات هر سازمان سرو کار دارند ؛ از جمله :

یک - اسناد حقوقی مانند :

- حق موقعیت ( سر قفلی ، حق سکنی ، و... )

- مجوزهای تولید و...

اسناد ثبت شرکت

- حقوق استفاده از یک علامت تجارتی خاص

دو - اساسنامه

سه - آئین نامه ها

چهار - برنامه ها

پنج - دستورات ، راهنمائی ها ، تذکرات و اخطار هائی که مستقیما" از سوی بالاترین مقام سازمان ( مدیر عامل - مدیر کل یا ... ) صادر می شوند .

شش - ارزیابی های عملکرد

هفت - تجدید نظرها

طبیعتا" اینگونه اسناد غالبا" در دفتر مدیر توسط مسؤولان دفاتر ، تنظیم و طبقه بندی شده در یک سیستم اطلاعاتی پیشرفته ای که وی بنیانگذاری می کند با گزارش عملکرد ها ، شرح مسائل و مشکلات ، پیشنهادات و... که از سوی اعضاء به دفتر مدیر می رسند تکمیل می گردند .

اسناد اساسی ، اسناد مهم ، اسناد حقوقی ، سرقفلی ، مجوز تولید ، اسناد ثبت شرکت ، علائم تجاری ، اساسنامه ، آئین نامه ها ، دستورات ، ارزیابی ای عملکرد ، تجدید نظرها